Políticas de Privacidad y Manejo de Datos Personales de la Junta comunal de Betania
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto garantizar la protección de los datos personales de todas las personas que interactúan con la Junta Comunal de Betania, ya sea a través de nuestra página web (www.betania.gob.pa), portales digitales institucionales, programas comunitarios, mecanismos de participación ciudadana, formularios o encuestas físicas, digitales o georreferenciadas, actividades comunitarias, eventos, servicios presenciales o digitales, actividades de atención ciudadana y demás gestiones administrativas vigentes y futuras.
Se aplica a todos los procesos de recolección, registro, almacenamiento, organización, uso, transferencia, digitalización, conservación y eventual depuración de datos personales, incluyendo información escrita, imágenes, grabaciones de audio y video.
Fundamento Legal
El tratamiento de datos personales en la Junta Comunal de Betania se desarrolla en estricto apego a la normativa nacional vigente, que establece los principios de legalidad, transparencia, debido proceso y protección de los derechos ciudadanos. En particular, se sustenta en las siguientes disposiciones:
- Constitución Política de la República de Panamá:
- Artículo 41: reconoce el derecho de toda persona a presentar solicitudes ante las autoridades y a obtener una respuesta oportuna.
- Artículo 42: garantiza el acceso a la información pública y la protección de los datos personales.
- Artículos 250: organiza las Juntas Comunales como instancias de gobierno local encargadas de promover el desarrollo integral de la comunidad y la solución participativa de sus problemas.
- Ley N.° 105 de 8 de octubre de 1973, que regula la organización, funciones y atribuciones de las Juntas Comunales.
- Ley N.° 33 de 25 de julio de 1984, que crea el Sistema Nacional de Archivos y establece la conservación y custodia de los documentos públicos.
- Ley N.° 38 de 31 de julio de 2000, que aprueba el Estatuto General de Procedimiento Administrativo y regula las actuaciones de la administración pública bajo los principios de legalidad, debido proceso y transparencia.
- Ley N.° 6 de 22 de enero de 2002, que dicta normas para la Transparencia en la Gestión Pública y establece el Habeas Data.
- Ley N.° 81 de 26 de marzo de 2019, sobre Protección de Datos Personales, que regula el tratamiento legítimo, seguro y controlado de la información personal.
- Decreto Ejecutivo N.° 275 de 11 de mayo de 2018, que reglamenta la digitalización de documentos oficiales y reconoce su validez jurídica.
- Otras disposiciones nacionales y municipales aplicables, relacionadas con la transparencia administrativa, los mecanismos de participación ciudadana y la gestión documental.
Declaración de Principios
El tratamiento de datos personales en la Junta Comunal de Betania se regirá por los siguientes principios rectores:
- Legalidad: todo tratamiento se realizará conforme a la Constitución y la Ley.
- Debido proceso: se garantizará en todo momento el derecho de defensa y la participación ciudadana.
- Finalidad legítima y principal: los datos serán tratados únicamente con fines específicos y autorizados por la Ley, teniendo como propósito esencial atender y resolver de manera efectiva el problema reportado por el ciudadano, además de cumplir con las demás obligaciones administrativas, legales y de transparencia propias de la gestión pública.
- Proporcionalidad y minimización: se recopilarán únicamente los datos estrictamente necesarios para cumplir la finalidad establecida.
- Lealtad y buena fe: el tratamiento se realizará de manera honesta, transparente y respetuosa de la confianza depositada por los ciudadanos.
- Transparencia activa: los ciudadanos serán informados de manera clara, accesible y oportuna sobre el uso de sus datos.
- Exactitud y actualización: los datos deberán mantenerse correctos y actualizados, garantizando al ciudadano el derecho a solicitar su rectificación.
- Limitación de conservación: los datos no serán conservados por más tiempo del necesario, salvo obligación legal o valor.
- Confidencialidad reforzada: todo funcionario, colaborador o tercero con acceso a datos estará obligado a guardar estricta reserva, mediante cláusulas expresas de confidencialidad.
- Seguridad de la información: se implementarán medidas técnicas, administrativas y legales para proteger los datos contra pérdida, alteración, uso indebido o acceso no autorizado.
- Acceso restringido: los datos solo podrán ser consultados por personal debidamente autorizado en el marco de sus funciones.
- Responsabilidad proactiva: la Junta deberá documentar y demostrar las medidas adoptadas para garantizar el cumplimiento de la Ley 81 de 2019 y de la presente política.
Queda prohibido el uso de los datos para fines distintos a los aquí señalados, salvo autorización expresa del ciudadano o mandato legal.
Métodos de Recolección de Datos
La Junta podrá recolectar datos personales a través de diversos mecanismos, en el marco de sus procesos administrativos y dentro de las funciones de atención ciudadana, operativos de campo, eventos, mediante mecanismos de participación ciudadana o programas comunitarios. Entre los principales métodos se incluyen:
- Formularios físicos: presentados por los ciudadanos en la Junta Comunal, sus dependencias o en puestos móviles en eventos, actividades, parques o cualquier otro espacio público.
- Formularios digitales: disponibles en la página web www.betania.gob.pa, el portal institucional portal.betania.gob.pa, en aplicaciones móviles autorizadas o en plataformas tecnológicas habilitadas para la gestión de casos o manejo de información, que permiten el registro electrónico seguro de datos.
- Encuestas físicas, digitales o georreferenciadas: aplicadas en actividades comunitarias, procesos de planificación territorial, diagnósticos participativos o consultas ciudadanas, con el fin de identificar necesidades, problemas y prioridades locales.
- Canales oficiales de recepción de casos: los establecidos mediante resolución institucional, tales como la Oficina de Atención Ciudadana, líneas telefónicas habilitadas, portales digitales, correos electrónicos institucionales, redes sociales oficiales y aplicaciones de mensajería instantánea autorizadas.
- Centro de Atención Ciudadana 311: los reportes recibidos mediante esta plataforma nacional, cuya competencia corresponda a la Junta, serán gestionados por esta Junta, constituyendo una fuente adicional de datos y casos sujetos a registro, análisis y gestión administrativa.
- Procesos derivados por otras instituciones públicas: cuando las otras entidades del gobierno (ministerios, municipios, autoridades autónomas o descentralizadas) remitan a la Junta peticiones, denuncias o quejas que contengan datos personales de ciudadanos residentes en el corregimiento.
- Operativos de inspección, supervisión o verificación: realizados por personal de la Junta en campo, que podrán generar material audiovisual (fotografías, grabaciones de audio y video), registros escritos o formularios de reporte, como respaldo de la actuación administrativa.
- Sistemas de videovigilancia institucional y comunitaria: mediante cámaras de seguridad instaladas en la sede de la Junta Comunal, sus dependencias, instalaciones, parques, espacios públicos u otras áreas bajo su administración o cobertura, así como mediante sistemas de videovigilancia comunitaria administrados, operados o integrados por la Junta.
- Eventos comunitarios, programas sociales y capacitaciones: mediante listas de registro de asistencia, inscripciones físicas o digitales, o a través controles de participación, en las cuales los ciudadanos proporcionan voluntariamente sus datos básicos para fines de organización, seguridad, acreditación o certificación de su participación.
- Actividades presenciales o virtuales: organizadas por la Junta, donde se pueda recopilar información de contacto o identificación a través de sistemas de inscripción en línea, aplicaciones de videoconferencia, plataformas de aprendizaje o redes sociales institucionales.
- Mecanismos de participación ciudadana: A través de los espacios y mecanismos reconocidos en la Ley 37 de 2009, modificada por la Ley 66 de 2015 y reglamentada por el Decreto Ejecutivo 10 de 2017, tales como cabildos abiertos, consejos consultivos, juntas de desarrollo local, asambleas de vecinos, consultas públicas, procesos de coordinación, concertación y vigilancia ciudadana, así como el presupuesto participativo y demás instrumentos creados por la normativa. En dichos espacios, los ciudadanos podrán aportar información, opiniones, evidencias o datos personales de manera voluntaria, los cuales se integrarán al expediente comunitario y a los procesos de planificación, programación, presupuestación y evaluación local.
Derechos ARCO
En cumplimiento de la Ley N.° 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales, la Junta Comunal de Betania garantiza a todos los ciudadanos el ejercicio de sus derechos ARCO:
- Acceso: conocer en todo momento los datos personales que se encuentren en poder de la Junta, el origen de estos y la finalidad de su tratamiento.
- Rectificación: solicitar la corrección o actualización de datos incorrectos, incompletos o desactualizados.
- Cancelación: solicitar la supresión de los datos cuando no exista obligación legal de conservarlos o hayan dejado de ser necesarios para la finalidad con la que fueron recabados.
- Oposición: negarse al tratamiento de sus datos por motivos fundados y legítimos, salvo que una norma lo obligue.
Adicionalmente, los ciudadanos podrán ejercer los derechos de:
- Portabilidad: recibir copia de sus datos en un formato estructurado y de uso común, cuando sea aplicable.
- Revocación del consentimiento: retirar la autorización previamente otorgada para el tratamiento de sus datos personales, cuando aplique.
Las solicitudes de portabilidad y, cuando aplique, de cancelación deberán enviarse a datospersonales@betania.gob.pa o presentarse por escrito en la Oficina de Atención Ciudadana.
Se atenderán dentro de los plazos legales, con verificación de identidad y respuesta formal, entregando la portabilidad en formato estructurado y ejecutando la cancelación solo cuando no exista deber legal de conservación.
Derechos ARCO
En cumplimiento de la Ley N.° 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales, la Junta Comunal de Betania garantiza a todos los ciudadanos el ejercicio de sus derechos ARCO:
- Acceso: conocer en todo momento los datos personales que se encuentren en poder de la Junta, el origen de estos y la finalidad de su tratamiento.
- Rectificación: solicitar la corrección o actualización de datos incorrectos, incompletos o desactualizados.
- Cancelación: solicitar la supresión de los datos cuando no exista obligación legal de conservarlos o hayan dejado de ser necesarios para la finalidad con la que fueron recabados.
- Oposición: negarse al tratamiento de sus datos por motivos fundados y legítimos, salvo que una norma lo obligue.
Adicionalmente, los ciudadanos podrán ejercer los derechos de:
- Portabilidad: recibir copia de sus datos en un formato estructurado y de uso común, cuando sea aplicable.
- Revocación del consentimiento: retirar la autorización previamente otorgada para el tratamiento de sus datos personales, cuando aplique.
Las solicitudes de portabilidad y, cuando aplique, de cancelación deberán enviarse a datospersonales@betania.gob.pa o presentarse por escrito en la Oficina de Atención Ciudadana.
Se atenderán dentro de los plazos legales, con verificación de identidad y respuesta formal, entregando la portabilidad en formato estructurado y ejecutando la cancelación solo cuando no exista deber legal de conservación.
Acceso a Expedientes y Derecho a la Defensa
Los expedientes administrativos (peticiones, quejas o denuncias) de la Junta Comunal son documentos oficiales de carácter público, pero su acceso no es irrestricto y se regirá por los principios de legalidad, debido proceso y confidencialidad.
El acceso pleno estará limitado únicamente a las partes interesadas (denunciante y denunciado) o a sus abogados debidamente acreditados. Los terceros podrán solicitar acceso conforme a la Ley 6 de 2002, pero la Junta podrá otorgar acceso parcial previa supresión de datos sensibles, o negarlo cuando la información esté bajo reserva legal o pueda afectar derechos fundamentales o el debido proceso.
Voluntariedad y Consentimiento
La entrega de datos personales a la Junta será voluntaria, salvo en los casos en que la Ley establezca su obligatoriedad como requisito indispensable.
Uso de Cookies y Tecnologías Similares
La Junta Comunal de Betania podrá utilizar cookies, registros de navegación y tecnologías similares en sus páginas web o portales digitales oficiales, con el fin de garantizar el funcionamiento técnico de los sitios, mejorar la experiencia del usuario, facilitar la trazabilidad de los trámites en línea y generar estadísticas de uso institucional.
El uso de cookies será limitado a estos fines legítimos y nunca se empleará para la elaboración de perfiles comerciales ni para la transferencia de información a terceros sin el consentimiento del titular, salvo disposición legal.
Los ciudadanos podrán configurar sus dispositivos o navegadores para aceptar, rechazar o eliminar cookies, de acuerdo con sus preferencias personales.
Uso de sistemas de videovigilancia y tratamiento de imágenes
Con el propósito de fortalecer la seguridad comunitaria y proteger tanto a los ciudadanos como a los bienes públicos del corregimiento de Betania, se podrán implementar sistemas de videovigilancia de carácter comunal. El tratamiento de las imágenes y grabaciones obtenidas se realizará en estricto cumplimiento de la Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales y, de manera supletoria, conforme a los acuerdos municipales que regulen la videovigilancia en el distrito de Panamá.
La Junta Comunal podrá utilizar las imágenes o grabaciones captadas por estos sistemas como medio de prueba en procesos administrativos o para remitirlas a las autoridades competentes. La difusión o publicación de dichas imágenes en medios oficiales solo podrá realizarse con fines educativos, de sensibilización o capacitación ciudadana en materia de convivencia comunitaria y normativa vigente, garantizando en todo momento la protección de los datos personales.
Para ello, se deberán aplicar técnicas de anonimización o difuminado que impidan la identificación de personas o elementos sensibles, quedando expresamente prohibido su uso con fines políticos, comerciales, de escarnio público o que afecten la dignidad humana.
La instalación y operación de sistemas de videovigilancia comunitarios requerirá colocar avisos visibles en las áreas bajo monitoreo, informando sobre su uso. Queda expresamente prohibido el uso de dichas imágenes con fines políticos, comerciales o de escarnio público.
Seguridad de la Información
La Junta adoptará medidas organizativas, técnicas y legales para garantizar la protección de los datos personales, incluyendo controles de acceso físico y digital, protocolos de encriptación y contraseñas seguras, políticas de confidencialidad obligatorias y auditorías periódicas de cumplimiento.
Asimismo, podrá coordinarse con la Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental (AIG) y el Sistema Nacional de Archivos para reforzar la seguridad tecnológica y documental.
Conservación de los Datos y Documentos
Los expedientes que contengan datos personales formarán parte del archivo institucional y tendrán carácter de documentos públicos y legales.
El plazo mínimo de conservación en archivo de gestión será de diez (10) años contados desde el cierre del caso, pudiendo mantenerse por más tiempo en función de su valor legal, administrativo o histórico. La Junta podrá digitalizar expedientes garantizando su integridad, autenticidad y validez jurídica conforme al Decreto Ejecutivo 275 de 2018.
Los expedientes digitalizados podrán conservarse más de diez (10) años, según disponibilidad de recursos. No se permitirá la eliminación de expedientes con valor legal, administrativo o histórico sin autorización expresa del Sistema Nacional de Archivos. Los documentos de apoyo no esenciales podrán depurarse a los dos (2) años posteriores al cierre del caso.
Transferencia y Comunicación de Datos
Los datos personales únicamente podrán ser compartidos con instituciones públicas competentes, y solo en la medida en que resulte estrictamente necesario para la gestión, resolución o seguimiento del caso.
Su transferencia a entidades privadas estará prohibida, salvo que exista consentimiento expreso, previo e informado del titular, o medie una obligación legal o mandato judicial debidamente fundamentado. En todos los casos, la Junta garantizará que el receptor de los datos cumpla con las normas de confidencialidad y protección establecidas en la Ley 81 de 2019.
Notificaciones y Seguimiento
Los datos de contacto proporcionados por los ciudadanos serán utilizados únicamente para notificar avances, decisiones, citaciones, entrevistas o inspecciones en sitio relacionadas con su caso.
Las notificaciones podrán realizarse por correo electrónico, teléfono, aplicaciones de mensajería instantánea, redes sociales oficiales o entrega física, de acuerdo con lo indicado por el ciudadano. Toda notificación se considerará válida si se realiza al medio señalado por el ciudadano al momento de presentar su caso.
Canales de Difusión de Información
La Junta Comunal podrá utilizar correos electrónicos institucionales, redes sociales oficiales y aplicaciones de mensajería instantánea para difundir información de interés comunitario.
La suscripción a estos canales será voluntaria, y los ciudadanos podrán en cualquier momento abandonar, cancelar, bloquear o darse de baja directamente desde las funciones propias de cada plataforma, conforme a sus políticas de uso y privacidad.
Responsabilidad Institucional
El cumplimiento de estas políticas será responsabilidad del Despacho Superior, la Coordinación de Recursos Humanos, el Departamento de Innovación y Transformación Digital y el Departamento de Administración.
La Coordinación de Recursos Humanos será responsable de garantizar la capacitación del personal en materia de protección de datos e incorporar cláusulas de confidencialidad en todos los actos de nombramiento y toma de posesión.
Sanciones por Incumplimiento
El incumplimiento de las políticas de privacidad y manejo de datos personales dará lugar a sanciones administrativas, disciplinarias o legales, conforme a lo establecido en la Ley 38 de 2000, la Ley 81 de 2019 y demás normas aplicables al servicio público.
Podrán imponerse sanciones administrativas internas conforme al régimen disciplinario de la Institución, así como responsabilidad civil o penal en los casos de filtración, comercialización indebida o uso ilícito de datos personales, de acuerdo con lo previsto en la Ley 81 de 2019 y el Código Penal de la República de Panamá.
Revisión y Actualización
Las presentes políticas podrán ser revisadas y actualizadas en caso de reformas legales, cambios en los procesos administrativos o avances tecnológicos en la gestión de datos.
